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報告書作成に当たって抑えるべき3つのポイントをチェック!

2014/12/29 11:00
・報告書作成に当たって抑えるべき3つのポイント
ビジネスシーンで「報・連・相」と言えば「報告」「連絡」「相談」からなり、業務の流れを円滑にするための重要な要素です。
この中の「報告」を行う際に欠かせないのが報告書の作成。
日報や週報、月報などを定期的に作成するほか、調査報告書や研修参加報告書といった形で不定期に作成する機会などもあります。実はどんな報告書も基本を抑えておけば、簡単に作成できるもの。
ここでは、そんな報告書作成の際に大切な3つのポイントを紹介します。

1.必要事項を把握する

まず大切なのは何を報告するための文書を作成するのかを考えること。
必要な事柄を、不足なく記入するためには、報告書のテーマや目的をしっかり把握しておく必要があります。
目的に合わせて「5W1H」、いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)といったポイントを抑えましょう。

2.分かりやすく具体的に書く

内容を把握・理解しやすい報告書の作成には、簡潔さや具体性も重要。
正確な数値や、地名、会社名、製品名などを記入することで、読み手は報告書の内容を確実に把握できます。
また、読み手が誰なのかを考え、必要があれば専門用語を多用せずに一般的な言葉を選んで使用するといった工夫をするのもポイントです。

3.報告書の内容が正しいか確認する

最後のポイントは、作成した報告書に誤字・脱字はないか、数値や出来事は正しく記されているかも確認すること。
報告書は内容の正確さや客観的な視点も重要です。必要な内容を正しく記したうえで、「備考」や「特記事項」として特に自分の考えや気付いたことを書くのが良いでしょう。

報告書を書くことに苦手意識がある人も、ここで紹介した3つのポイントを意識して必要な材料を揃えていけば、スムーズに報告書を作成できるのではないしょうか。
また、時間が無いと内容を吟味できないことがあるので、余裕をもったスケジュールで報告書に取り掛かりましょう。
しっかりとした報告書を提出することで、仕事への取り組みをアピールでき、高評価にも繋がるかもしれません。

 
TEXT BY e10くん2号
e10編集長の肩書きをもつ、イイ転職情報を収集することを目的として作られたロボット。
職種 運用・監視オペレータ
業務内容 ・金融系アプリケーションサービスの運用管理業務にて
運用・監視オペレータとして運用全般を担当
・日々の運用改善(手順書修正、問題分析、ツール作成など)も担当
 ※運用管理全般
  障害対応、社内外メンバーとの調整、インシデント管理、ログ調査、
  手順書作成、運用報告書作成、メンテナンス作業など
勤務地 飯田橋
給与 年収300万~
※経験考慮
求める人物像 ◆必須スキル
・Linuxをベースとするオープンソースの監視や運用経験
・Tera-termの操作(マクロ作成尚可)
・MS-Office(Excel,Word等)の操作
・JP1-Viewerの操作
・サービスのトラブル防止及びオープン系システムの監視や運用保守経験
・Web/DB/Serverの各種ログからの情報確認、障害検知の経験等
・以下のいずれかの基礎知識がある方
 ・Linux全般
 ・ネットワーク全般
 ・ミドルウェア(Apache,Tomcat,JBoss,VMwareなど)
 ・ジョブ管理ソフトウェア
 ・データベース
 ・シェルスクリプト
 ・ITIL
・社内外問わず積極的にコミュニケーションが取れる
・論理的な思考を持って自ら意欲的に運用のしくみ作り、運用改善を進めて行ける
・過去に障害対応や運用改善などで成果を挙げた事があり、具体的な説明が出来る
・金融系取引システムのサービス内容を理解し日々の運用業務に従事した経験があると尚可
・探究心があり、自身の技術やキャリアを向上させようという意欲の強い方
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◆優遇スキル
・営業経験のある方
企業名 株式会社ネットワークインフォメーションセンター
就業先 クライアント先
雇用形態 契約社員
勤務時間 A勤 9:30 -22:00  C勤 21:30-32:00
お祝い金 ¥30,000

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