ネットワーク・サーバエンジニア WEBプログラマ その他

目的のファイルをスムーズに探して仕事効率化するための3つのTIPS

2015/1/29 18:00
オフィスワークで日々生まれる請求書や契約書などのさまざまな書類ファイル。
種類によっては、毎週アップデートされたり追記したりとうっかりしているといつのファイルが最新なのか、コピー元として使える原本がどれかなど忘れがちになってしまいます。

大事な資料を探すのにムダな時間を使わないようにするためのファイル名の命名ルールを覚えれば忙しい時ほど混乱せずに作業が進められてミスが減らせますよ。

1 ファイル名に必要なのは3種類+アルファ
会社で作成する資料には、かならず「何について書かれた資料か」、「誰に向けて書いた資料か」、「どの事業分野の資料か」の3つが存在します。
これらの情報は、ファイル選択画面からすぐに分かるようにファイル名にあらかじめ入れておきましょう。
たとえば「契約書ひな形_マルバツ産業_定期保守契約」などです。
また、この3つの要素の他に資料を書いた人間が重要な場合、さらに作成者の名前も入れておくようにしましょう。

2 日付の記載は前か後か統一する
ファイル名ができたら、作成の日付やバージョンなどの情報も入れましょう。
windowsなどでは、標準で日付順に並び替えられますが、資料の作成日と、追加書き込みなどで日付が食い違うことも多いためパッと見て分かる作成日情報は必須です。
また、情報の鮮度が重要な業種では作成日をファイルの頭に書く、契約書など誰に提出したかが大事な書類が多ければ後に記載すると便利です。
また、記載位置はすべての資料で統一しておきましょう。

3 ファイル名の前には英字で頭文字を
windowsの便利な機能に、資料の入ったフォルダ内で英字を打つと、その英字が入ったファイルを自動的に選択する機能があります。
この機能を活用するために「契約書」には「k契約書」など頭の一文字だけ英文字にしてみましょう。
これで「このフォルダに有る契約書は……?」と探すときに「k」と打つだけで目的のファイルがサッと見つかります。

最近では、企業内データベースが発達してオンライン管理のケースが増えてきました。
これらはとても有用ですが、自分で作業したデータはまだまだ自分で管理したり、ひんぱんに使うものは個人管理です。
このファイルを大雑把に扱うのではなく一手間かけることで仕事の効率は想像以上にアップしますよ。
TEXT BY e10くん2号
e10編集長の肩書きをもつ、イイ転職情報を収集することを目的として作られたロボット。
職種 エンジニア
業務内容 金融系システム更改におけるOracleRAC設計構築支援
勤務地 豊洲
給与 年収300万~
※経験考慮
求める人物像 ◆必須スキル
Oracleの設計・構築経験
RAC、クラスタ構成経験
OracleDBの移行設計経験
企業名 株式会社ネットワークインフォメーションセンター
就業先 クライアント先
雇用形態 契約社員
勤務時間 9:00~18:00
お祝い金 ¥30,000

※ お祝い金の発生条件についてはこちらをご覧ください。

※ WEBでの応募は24時間受け付けております。

※ 電話での応募は、時間内でも対応できない場合がありますので、ご了承ください。