WEBディレクター

電話の取次をスムーズにおこなう3つのポイント

2015/11/12 17:10
会社にかかってくる電話で多いのが上司や同僚宛の電話です。
当人が席を離れていることが多いと、電話相手から伝言を頼まれる回数も多くなるはず。
頼まれることの多い面倒な用事こそ、必要な行動を決めておき効率良く済ませたいですよね。
今回は電話で受けた伝言をスムーズにこなす方法を紹介します。

1.自分の名前を伝える
相手から伝言を受け終わり電話を切る際、「XXが承りました」と自分の名前を伝えましょう。
相手側は誰に伝言を伝えたのかわかりますので、責任の所在がはっきりし、連絡漏れの防止にも繋がります。
丁寧な対応は、会社全体の評価アップにもつながるはず。

2.聞く内容を定型化する
伝言を聞く際、漏れなく書き留めておくべきは、相手の会社名と名前、電話番号です。
電話番号は宛先の当人がすでに知ってるかもしれませんが、
そうでない場合コールバックができなくなるので「念のため」と前置きして聞くようにしてください。
その後、伝言内容と当人へどのようなアクションを望むのかを聞いて書き留めておきましょう。

3.ポストイットをつかう
同僚宛の電話を受け取った際、あとで口頭で伝えればいいと思っていませんか。
伝える相手がなかなか戻ってこなかったり、自分が忙しくなったりしているうちに伝言を忘れてしまうのはよくあることです。
伝言を聞いたらすぐ内容をポストイットに書きとめ、相手のデスクの目立つところに貼っておきましょう。

伝言の応対は、シンプルですが手際よくやれば伝言を受け取る当人からの心証が良くなります。
スムーズな対応を続けていれば、上司や同僚にも好印象となるでしょう。
TEXT BY e10くん2号
e10編集長の肩書きをもつ、イイ転職情報を収集することを目的として作られたロボット。
職種 Webディレクター
業務内容 ・クライアント様との折衝
・工数管理
・提案書作成
・デザイナー、コーダーへの指示
・簡単なデザイン、コーディング修正
勤務地 渋谷
給与 20万~50万
求める人物像 ・クライアント様とのコミュニケーションが取れる
・チームのモチベーション管理
企業名 株式会社ネットワークインフォメーションセンター
就業先 クライアント様に常駐
雇用形態 契約社員
勤務時間 10:00~19:00
お祝い金 ¥30,000

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