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電話だけのやりとりにご注意! メールで確認しておくときに押さえておきたいポイント

2016/6/8 9:30
お客様との大事なやりとりを電話だけで済ませていませんか?

後でお互いの認識にずれができないように、電話で話した後はその内容についてメールで確認しておくことが大切です。

電話の後には、メールでリマインドを残すようにしましょう。今回は、リマインドメールをするときに押さえておきたいポイントを紹介します。

1.相手の会社の他の人間をCCに入れる

話した内容を相手と自分以外にも知ってもらうように、必ずお客様の会社の誰かを宛先に加えてメールするようにしましょう。

電話で決めたことを他人にもお知らせすることでうやむやになってしまうことを防ぐことができます。

2.メールの最初に電話したことについてお礼を述べる

メールの書き出しでは、電話の時間をとってくれたことのお礼からはじめましょう。

事前のやりとりを表すことで、いきなりメールで言いだしたわけでなく、あらかじめコンタクトがあったことの記録にもなります。

3.電話での内容をリマインドする

「お電話でお話しさせていただきましたとおり」と決定した内容の前につけ加えると、電話での合意事項を文面に残せます。

電話では相手がよく理解してなかったり、こちらと細かい認識がちがうケースもあるのですばやい確認と記録は残しておくと後から便利です。

4.電話で決まったことを箇条書きにする

決定したことをシンプルに個条書きにしていきましょう。長々と文章にすると、相手にもCCで送っている人にも何が決定したのか、わかりにくくなってしまいます。

電話だけでのやりとりは、内容を忘れてしまったり、思いちがいしたりすることがあります。

口約束だけで仕事を進めようとせず、あとで見直せる形でお客様とコミュニケーションをしていけば、認識ずれもなく、しっかりした対応だと高評価にもつながることでしょう。

 
TEXT BY e10くん2号
e10編集長の肩書きをもつ、イイ転職情報を収集することを目的として作られたロボット。
職種 コーダー
業務内容 大規模クラウドサービスフロントエンド開発案件
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勤務地 渋谷
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就業先 クライアント先
雇用形態 契約社員
勤務時間 10:00~19:00
お祝い金 ¥30,000

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