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相手を見きわめて好印象をグッと引き出す!シンプルなメールのススメ

2016/6/8 9:29
お客様のなかには、丁寧すぎて長いメールを好まない方がいる場合があります。

そのような相手にはいつも以上に簡潔に書いた方がスムーズに言いたいことが伝わるかもしれません。

とくにITの分野ではできるだけシンプルなメールが好まれる傾向にあります。

今回は、シンプルにしながら失礼にならないメールの書き方のコツをご紹介します。

1.相手のメールを観察する

はじめに相手からのメールを観察してみましょう。書く文章が短く簡潔なお客様は、読むときも短く素早く内容がわかる文章を好むものです。

こちらも相手に合わせる形でシンプルな文章にしましょう。

序文はどのくらいの量か、本題はどのくらいか、と相手の構成を真似ることがポイントです。

2.挨拶文を短くしてみる

メールの目的は相手に用件をつたえることですのであまり長い挨拶にするとメールのポイントがぼやけてしまいます。

相手がいつも送ってきたメールの挨拶が、たとえば所属・名前だけの最低限の名乗りだけであればこちらも同じ構成にして、本題に入るのがいいでしょう。

3.お願いしたいこととその理由の二つだけにする

メールの本題については用件だけを簡潔に書きましょう。

たとえば、相手にしてほしい事があるのなら、”してほしい事”と”してほしい理由”の2点だけあれば、相手にとっても自分が何をすればいいのか、迷うことなくすぐにわかります。

4.締めの言葉をシンプルにする

締めを使う意味は、メール文章はここまでという意味だけですので、それ以上は特になにも付け加える必要はありません。「以上、何卒よろしくお願いします」とだけ書いて余計な文章は省きましょう。

手短にやりとりを求めている相手に、丁寧すぎるメールを出すとまどろっこしく思われてしまうかもしれません。

簡潔にすれば、執筆時間も短く済み、細かい返信ができるようになるので、話が早いと好印象にもつながりやすくなります。相手をよく見きわめたうえで、さっぱりとしたシンプルな対応を心がけましょう。
TEXT BY e10くん2号
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