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メール作成を速攻でこなせるようになる辞書登録のステップ

2016/7/14 16:11
 仕事の効率をあげる工夫は数多くあります。

一つ一つの工夫で出せる作業スピードのアップはわずかでも、チリが積もれば山となるというように、積み重ねれば大きな成果となります。

今回はメールの作成が早くなる優れワザをご紹介します。


1.辞書登録をつかいこなせばこんなに便利

よく知られているパソコンの辞書機能の単語登録ですが、実行している人は意外と多くありません。

簡単な文章でも、毎日のメールで打つような文章であれば、一回で数秒の短縮になるので年単位では大きな節約となります。


2.登録する候補を洗い出してみる

まず、今まで自分が送信したメールを見直してみましょう。

10日分ほど見たところで、3回以上使っている文章は今後も使うはずなので、コピーしてメモ帳に貼り付け登録候補としてストックしていきます


3.かしこい辞書登録の方法

文章を登録する時、「読み」が短すぎると、意図しない単語変換時にも、候補に出てきてしまいます。煩わしくないように、登録する「読み」は3文字にしましょう。

たとえば、「ご査収をお願いします。」という文章を、「ごさ」で登録すれば、「誤差」と変換したい時でも、候補に出てきてしまいますが、

「ごさし」であれば、日常つかう単語にはないので、候補リストにあがることもありません。


4.ぜったい登録したい「名乗り文」

メールを書く時にかならずつかうのが自分の「名乗り」です。社内向けと社外向けの2パターンを両方登録しましょう。

例えば、社内向けのメールで「お疲れ様です。XX部の○○です。」という名乗りをいつもつかっているのであれば「おつか」で辞書登録しましょう。

社外向けには「おせわ」と打てば「お世話になっております。株式会社XXの○○です。」と出るようにします。

どちらも全文をタイプする時にくらべて5秒以上の短縮になりますね。


よく使う文章を辞書登録しておけば、簡単なビジネスメールなら1分もかからず書くことができるようになり、気軽に返信ができるようになります。

レスポンスの早い人間だと好印象にもなるでしょう。
TEXT BY e10くん2号
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