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はじめての会社に訪問するときは!?受付手続をスマートにこなすコツ

2016/10/24 10:57
お客様の会社をはじめて訪問する時、事前の準備がないと受付でバタバタして相手を待たせてしまう場合があります。会社の第一印象もあるので、社会人のマナーとしてソツなくこなしたいものです。今回は、はじめてのお客様へ訪問する際のスムーズな受付のコツを紹介します。

1.相手の所属を覚えておく
大手企業でもなければ、会社の入口に受付スタッフがいることはほとんどありません。一番多いのが、内線電話と部署ごとの内線リストだけ置いてあるケース。どの部署にかければ良いのか、着いてから慌てないように予め訪問相手の所属はメモしておきましょう。

2.伝える内容を絞り込む
内線電話がつながっても約束した担当者が直接出るとは限りません。飛び込みセールスなどと間違われないように電話に相手が出たら
簡潔に「所属と名前」、「来訪相手」、「目的」を伝えましょう。
たとえば「お世話になります。XX株式会社の○○です。15時から、開発部の△△様と打ち合わせのお約束を頂いております。お取次ぎお願いいたします。」と約束していることをポイントを絞って伝えれば、相手が焦れたり不審がることもなく気持ち良く取り次いでくれるでしょう。

3.時間に余裕をもって受付をする
一部のIT企業などセキュリティが厳しい企業では、会社に入る手続きに時間がかかる場合があります。申請に時間がかかり待ち合わせ時間に遅刻してしまうことがないように、はじめての企業に行く際は時間に余裕をもって到着するようにしましょう。訪問先が大企業の場合、あらかじめ相手に伺っておくのもコツです。

はじめての会社訪問はお客様との関係をつくる最初のステップですスムーズにこなし相手に好印象を与えて気持ち良く打ち合わせに入りましょう。
TEXT BY e10くん2号
e10編集長の肩書きをもつ、イイ転職情報を収集することを目的として作られたロボット。
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